Nutzerberechtigungen
Wer darf was sehen, bearbeiten oder verwalten? In der 506.ai Plattform regelst du das gezielt über klar abgestufte Berechtigungen – damit jede:r Nutzer:in genau die Rechte hat, die zur Rolle passen.
Die 506.ai Plattform verfügt über verschiedene Nutzerberechtigungen. Diese regeln vor allem den Zugriff auf und die Verwaltung von Ordnern, Datenspeichern und deren Inhalten sowie den Zugriff auf Rollen und Assistenten.
Es wird zwischen 5 Arten von Nutzerberechtigungen unterschieden:
- Super Admin
- 506.ai Admin
- Eigentümer
- Admin
- Nutzer
Die folgende Übersicht zeigt, welche Rolle was darf:
Die einzelnen Berechtigungen werden im Folgenden näher erklärt.
1. Super Admin
Der Super Admin betrifft nur Kundeninstanzen mit Mandantenfähigkeit. Diese Rolle hat die Möglichkeit übergreifende Vorlagen Ordner und Datenspeicher zu erstellen und diese mit allen oder nur mit ausgewählten Mandanten innerhalb einer Instanz zu teilen und diese zu verwalten. Dies ermöglicht es, dass auch der Informationsfluss über Mandanten hinweg gewährleistet wird.
2. 506.ai Admin
Der 506.ai Admin hat die höchsten Berechtigungen innerhalb der Plattform. Diese Rolle wird vom Kunden festgelegt und von 506.ai hinterlegt. Er hat die vollständige Kontrolle über zentrale Funktionen und Einstellungen – insbesondere Organisationseinstellungen, API-Bereich, Nutzungsdashboard, Chatbot (sofern aktiviert) und die Verwaltung geteilter Ordner und Datenspeicher.
Geteilte Ordner und Datenspeicher
Über die Ordnerverwaltung (Profil-Icon → „Ordnerverwaltung") kann der 506.ai Admin auf alle geteilten Ordner und Datenspeicher zugreifen – auch ohne selbst Mitglied zu sein. Dort kann er sie umbenennen, Berechtigungen anderer User ändern, Rechte erteilen oder entziehen und die Eigentümerschaft übertragen. Über die Ordnerverwaltung können geteilte Ordner und Datenspeicher vom 506.ai Admin gelöscht werden. Auch nicht geteilte, von ihm selbst erstellte Ordner werden hier angezeigt.
Neben dem ursprünglichen Eigentümer ist nur der 506.ai Admin berechtigt, die Eigentümerschaft zu übertragen. Wird sie auf einen anderen User übertragen, wird der vorherige Eigentümer automatisch zum Admin – diese Rechte können später wieder entzogen werden.
Wichtig: Änderungen an geteilten Ordnern und Datenspeichern sind ausschließlich über die Ordnerverwaltung möglich. In den Bereichen Chats, Vorlagen oder Datenspeicher kann der 506.ai Admin nur bearbeiten, wenn er dort selbst Adminrechte besitzt. Außerdem kann er sich über die Ordnerverwaltung selbst als Eigentümer, Admin oder Nutzer hinzufügen.
Inhalte von geteilten Ordnern und Datenspeichern
Abhängig von den Zugriffsrechten des 506.ai Admins auf die einzelnen Ordner/Datenspeicher kann dieser Inhalte entweder nur nutzen oder bearbeiten, verschieben, umbenennen und löschen. Hierbei sind die 3 Nutzerrechte relevant:
- Eigentümer
- Admin
- Nutzer
Im Folgenden werden die unterschiedlichen Nutzerrechte für Ordner/Datenspeicher sowie Rollen und Assistenten näher erläutert.
3. Eigentümer
Wer einen Ordner, Datenspeicher, eine Rolle oder einen Assistenten erstellt, ist automatisch Eigentümer – und gleichzeitig Admin dieses Elements. Das gilt unabhängig davon, ob das Element privat bleibt oder mit anderen geteilt wird. Jedes Element kann immer nur einen Eigentümer haben.
Ordner und Datenspeicher
Als Eigentümer hast du die vollständige Kontrolle: Du kannst Ordner und Datenspeicher umbenennen, löschen, mit anderen Usern teilen sowie User hinzufügen, entfernen und ihre Admin- oder Nutzerrechte jederzeit vergeben oder entziehen.
Über die Ordnerverwaltung (Profil-Icon → „Ordnerverwaltung") kannst du deine Ordner und Datenspeicher zentral verwalten. Dort siehst du auch jene, die andere User erstellt haben und auf die du Zugriff hast – je nach Berechtigung nur zur Einsicht oder zur Verwaltung.
Inhalte in Ordnern und Datenspeichern
Als Eigentümer kannst du alle Inhalte in deinen Ordnern und Datenspeichern bearbeiten, verschieben, umbenennen und löschen – auch jene, die andere User in einem freigegebenen Ordner abgelegt haben. Speichert ein anderer User zum Beispiel einen Chat in einem von dir freigegebenen Ordner, kannst du diesen öffnen und darin weiterschreiben.
Rollen und Assistenten
Auch bei Rollen und Assistenten bist du als Ersteller automatisch Eigentümer. Du legst fest, welche User Zugriff erhalten, vergibst Admin- oder Nutzerrechte und kannst diese jederzeit ändern oder entziehen. Bearbeiten und löschen kannst du die Rolle bzw. den Assistenten ebenfalls.
4. Admin
Ein Admin hat umfangreiche Verwaltungsrechte, ist aber nicht automatisch Eigentümer. Adminrechte können für Ordner, Datenspeicher, Rollen und Assistenten vergeben werden.
Ordner und Datenspeicher
Hat ein User Adminrechte für einen Ordner oder Datenspeicher, kann er diesen umbenennen, User hinzufügen oder entfernen sowie Admin- und Nutzerrechte vergeben oder ändern. Löschen kann er den Ordner oder Datenspeicher nur, wenn er gleichzeitig Eigentümer ist. Ansonsten bleibt das Löschen dem Eigentümer vorbehalten.
Über die Ordnerverwaltung (Profil-Icon → „Ordnerverwaltung") kann ein Admin alle Ordner und Datenspeicher zentral verwalten, für die er Adminrechte hat. Andere Ordner werden je nach Berechtigung angezeigt: mit Nutzerrechten nur zur Einsicht, mit Adminrechten zur Verwaltung und mit Eigentümerrechten zusätzlich zum Löschen.
Inhalte in Ordnern und Datenspeichern
Ein Admin kann alle Inhalte innerhalb der Ordner oder Datenspeicher, für die er Adminrechte hat, bearbeiten, verschieben, umbenennen und löschen – auch jene, die andere User dort abgelegt haben. Speichert ein anderer User zum Beispiel einen Chat in einem freigegebenen Ordner, kannst du als Admin diesen öffnen und darin weiterschreiben.
Rollen und Assistenten
Auch bei Rollen und Assistenten gibt es Adminrechte. Ein Admin kann die jeweilige Rolle oder den jeweiligen Assistenten bearbeiten, User hinzufügen oder entfernen, Admin- und Nutzerrechte vergeben sowie Berechtigungen ändern. Löschen kann er die Rolle oder den Assistenten jedoch nicht – das ist dem Eigentümer vorbehalten.
5. Nutzer
Ein Nutzer hat eingeschränkte Rechte. Nutzerrechte können für Ordner, Datenspeicher, Rollen und Assistenten vergeben werden.
Ordner und Datenspeicher
Als Nutzer kannst du freigegebene Ordner und Datenspeicher verwenden, aber nicht verwalten. Du kannst auf Inhalte zugreifen, sie ansehen und verwenden sowie die Mitglieder des Ordners oder Datenspeichers einsehen. Berechtigungen kannst du jedoch nicht ändern – also keine User hinzufügen oder entfernen und keine Admin- oder Nutzerrechte vergeben.
Auch Nutzer haben Zugriff auf die Ordnerverwaltung (Profil-Icon → „Ordnerverwaltung"). Dort siehst du alle Ordner und Datenspeicher, auf die du Zugriff hast.
Inhalte in Ordnern und Datenspeichern
Inhalte, die von anderen Usern in geteilten Ordnern oder Datenspeichern abgelegt wurden, kannst du als Nutzer nur ansehen und verwenden – aber nicht bearbeiten, verschieben, umbenennen oder löschen.
Für eigene Inhalte gelten erweiterte Rechte: Chats, Vorlagen oder Dateien, die du selbst in einen geteilten Ordner oder Datenspeicher eingefügt hast, kannst du weiterhin bearbeiten, verschieben, umbenennen und löschen.
Beispiel: Speichert ein anderer User einen Chat in einem freigegebenen Ordner, kannst du diesen nur lesen. Hast du den Chat selbst erstellt und dort gespeichert, kannst du darin weiterschreiben.
Rollen und Assistenten
Auch bei Rollen und Assistenten gibt es Nutzerrechte. Als Nutzer kannst du eine mit dir geteilte Rolle oder einen mit dir geteilten Assistenten verwenden, aber keine Berechtigungen verwalten – du kannst also keine User hinzufügen oder entfernen, keine Adminrechte vergeben und keine Eigentümerschaft übertragen.